รายการตรวจสอบผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บเอกสารนั้นต้องใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ

หากคุณกำลังพิจารณาว่าจ้างเครื่องสแกนลายนิ้วมือภายนอกที่จัดเก็บข้อมูลของคุณ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบประเด็นสำคัญ เช่น ความปลอดภัยของข้อมูล การเข้าถึงและการป้องกัน การปกป้องข้อมูลเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักร ดังนั้นให้พิจารณาว่าเอกสารของคุณจะถูกจัดเก็บอย่างไรและที่ไหน และใครบ้างที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้

ต่อไปนี้คือรายการตรวจสอบฉบับย่อเพื่อพิจารณาข้อกำหนดในการเอาท์ซอร์สของคุณ:-
1. ผู้ให้บริการเสนอบริการจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารหรือไม่? การเอาท์ซอร์สที่เก็บถาวรของคุณไม่ได้หมายความว่าคุณต้องรอถึงหนึ่งสัปดาห์เพื่อดูเอกสารของคุณอีกครั้ง โดยอาศัยบริการจัดส่ง ผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลนำเสนอโซลูชันการจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารที่รวดเร็วซึ่งเรียกว่าการสแกนตามต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถจัดเก็บบันทึกนอกสถานที่ ส่งคำขอไฟล์ และรับข้อมูลของคุณกลับคืนอย่างรวดเร็วในรูปแบบดิจิทัล ผ่านไซต์ ftp ที่ปลอดภัย ส่งตรงไปยังเดสก์ท็อปของคุณ

2. มีการติดตั้งมาตรการรักษาความปลอดภัยอะไรบ้างที่โรงงาน? เครื่องสแกนลายนิ้วมือ hip มาตรการรักษาความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารที่ควรพิจารณา ได้แก่ ระบบแจ้งเตือนการตรวจจับอัคคีภัยตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น VESDA (การแจ้งเตือนการตรวจจับควันตั้งแต่เนิ่นๆ) การจัดเก็บที่มีการป้องกันแก๊สอาร์กอน การตรวจจับน้ำ การรักษาความปลอดภัย Redcare และการป้อนข้อมูลด้วยลายนิ้วมือแบบไบโอเมตริก

3. คุณสมบัติสิ่งอำนวยความสะดวกเก็บถาวร? ระเบียนของคุณจะถูกเก็บไว้ที่ไหนคือสถานที่ที่มีการควบคุมอุณหภูมิ

4. บริษัทได้รับการรับรองระบบความปลอดภัยและการจัดการคุณภาพข้อมูลหรือไม่? การรับรองที่ควรพิจารณา ได้แก่ ISO27001 สำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูล และISO9001/2008สำหรับระบบการจัดการคุณภาพ

5. บริษัทจัดเก็บเอกสารจัดการเอกสารสำคัญให้คุณหรือไม่? บางบริษัทเสนอพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่มีการจัดการเต็มรูปแบบ ซึ่งหมายความว่าเอกสารของคุณจะถูกจัดทำดัชนีและบาร์โค้ดในขั้นต้น เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว สามารถจัดเตรียมวันที่ทำลายที่มีการจัดการเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ มองหาผู้ให้บริการที่สามารถเสนอการทำลายบันทึกของคุณได้อย่างปลอดภัยที่ไซต์เครื่องสแกนลายนิ้วมือ zktecoของพวกเขา หลายบริษัทเก็บบันทึกข้อมูลไว้หลายปีโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน การเอาต์ซอร์สพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณไปยังบริษัทจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารของบุคคลที่สามสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการบันทึกของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และท้ายที่สุดก็ช่วยประหยัดเงินค่าจัดเก็บทางกายภาพของคุณ

6. ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงบันทึกของคุณ? ผู้ให้บริการได้ผ่านการตรวจสอบความปลอดภัยของพนักงานแล้วหรือยัง? แนะนำให้ตรวจสอบมาตรฐานเช่นการเปิดเผยหรือ CRB

บริษัทควรพิจารณาการปกป้องเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนเหตุฉุกเฉินที่กำลังดำเนินอยู่ ท้ายที่สุดแล้ว การสูญเสียบันทึกในกระดาษของคุณจะเป็นอย่างไร? ธุรกิจมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกฎหมายคุ้มครองข้อมูล ดังนั้นนี่คือสิ่งที่คุณควรตรวจสอบเป็นประจำ